Quản lý thời gian làm việc chưa bao giờ là vấn đề dễ dàng với tất cả mọi người, nhất là với những bạn trẻ. Dưới đây là 5 bước giúp bạn quản lý thời gian làm việc hiệu quả. Mời các bạn tham khảo.
Danh Mục
1/ Xác định mục tiêu để quản lý thời gian theo kế hoạch rõ ràng
Xác định mục tiêu là cách quản lý thời gian khoa học nhất. Khi có mục tiêu rõ ràng bạn sẽ biết mình cần phải làm gì để đạt được mục tiêu đó. Đương nhiên việc để làm được việc đó bắt buộc bạn phải lên lịch trình cụ thể trong một khoảng thời gian bao lâu phải hoàn thành mục tiêu. Khi đó bạn sẽ làm chủ được thời gian và không để thời gian trôi đi một cách lãng phí.
2/ Liệt kê các việc phải làm
Khi đã có mục tiêu chính, bạn bắt đầu liệt kê những công việc nhỏ phục vụ cho mục tiêu. Những công việc cần làm trong ngày là gì? Ngày tiếp theo sẽ phải làm gì và xa hơn là kế hoạch trong tuần và trong tháng. Việc này sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý được quỷ thời gian quý báu của mình. Lập ra 1 bảng cụ thể sau khi làm xong một công việc nào đó hãy đánh những dấu tick bên cạnh công việc bạn đã hoàn thành để động viên mình và như vậy bạn sẽ không phải mất thời gian nhớ xem mình phải làm việc gì trong ngày hôm nay hoặc việc gì tiếp theo sau khi hoàn thành xong công việc nào đó
3/ Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên để dễ dàng quản lý thời gian
Sau khi liệt kê những công việc cần làm, bạn hãy dành chút thời gian kiểm tra lại xem công việc nào quan trọng cần phải làm trước, công việc nào có thể để lại sau. Những công việc quan trọng bạn hãy đánh dấu lại và làm ngay để đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời gian, sau đó hãy tiếp tục làm những công việc còn lại. Như vậy, bạn sẽ dễ dàng quản lý thời gian và kiểm soát tốt công việc của mình.
Việc sắp xếp kiểu này giúp bạn không phải vội vàng hay căng thẳng vì lỡ quên những việc quan trọng mà vẫn đảm bảo những công việc khác vẫn được giải quyết đúng thời hạn.
Những cách quản lý thời gian hiệu quả:
- Ưu tiên những công việc quan trọng và cần gấp
- Những công việc không quan trọng nhưng cần gấp
- Những công việc không cần gấp nhưng quan trọng
- Những câu việc không cần gấp và không quan trọng
Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho danh sách việc cần làm của bạn, sẽ giúp bạn tập trung và giành nhiều thời gian vào những việc thật sự quan trọng. Đánh giá công việc một cách logic, có trình tự, sự dụng hệ thống thứ tự ABCD được diễn giải trong các khoa học về quản lí thời gian. Một kế họach cụ thể giúp bạn thực hiện công việc dễ dàng.
4/ Từ bỏ thói quen xấu để cắt giảm thời gian bị lãng phí
Bạn nên lập ra danh sách các thói quen xấu tiêu tốn thời gian của bạn, phá hủy các mục tiêu và hạn chế thành công của bạn, sau khi lập ra danh sách thì bạn hay loại bỏ từng thói quen một ra khỏi cuộc sống của bạn một cách logic. Bạn hãy nhớ rằng cách tốt nhất để loại bỏ một thói quen xấu là thay thế bằng những thói quen tốt. Như vậy bạn sẽ vừa loại bỏ cái xấu, vừa cung cấp thêm cho mình một lượng thời gian hữu ích.
Ví Dụ:Trước khi bật máy tính hãy viết ra những việc cần làm,nếu không bạn se rất lãng phí với facebook hoặc với các trang web vô bổ, mà chẳng làm được gì có ích sau vài giờ lang thang trên internet, vì vậy hãy cố gắng kiểm xoát thời gian khi online bạn nhé.
5/ Tổng kết
Thành quả của mục tiêu là tổng kết của quá trình làm việc lâu dài, sự lâu dài lại có được nhờ thành quả của mỗi ngày. Vì vậy, trước khi kết thúc một ngày làm việc, bạn nên tổng kết lại công việc vào cuối ngày để xem bạn đã làm được những gì và chưa làm được gì? Số thời gian bạn đã bỏ ra là bao lâu?
Công việc bạn thực hiện mang lại hiệu quả ở khía cạnh nào cuả mục tiêu? Làm thế nào để rút ngắn thời gian mà vẫn đảm bảo hiệu quả công việc? Việc đặt câu hỏi sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quát hơn về công việc và mục tiêu của bạn, từ đó tìm ra giải pháp tối ưu hơn cho những ngày làm việc tiếp theo và từ đó cũng không ngừng tiến bộ. Như vậy bạn đã quản lý thời gian rất hiệu quả đấy.
Chúc các bạn thành công !
Xem thêm bài viết: Kiểm soát hiệu quả công việc bằng thời gian biểu
