Email là một hình thức giao tiếp được sử dụng rộng rãi trong công việc và cuộc sống. Đặc biệt là những công việc văn phòng thường xuyên phỉa sử dụng email. Vậy bạn đã biết cách viết một email chuyên nghiệp chưa? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn 4 bước giúp bạn viết mail chuyên nghiệp hơn.
Danh Mục
Xác định mục tiêu
Xác định được mục tiêu là điều chắc chắn cần phải làm trước khi bắt tay vào viết. Chắc chắn bạn phải xác định được mục tiêu rõ ràng thì bạn mới có thể truyền đạt được nội dung, yêu cầu, mục đích của mình với người đọc mail. Hãy đưa ra những yêu cầu cụ thể, những thông tin chính xác.
Đối tượng nhận mail
Khi bạn soạn email, hãy đảm bảo văn phong của bạn phù hợp với đối tượng được nhận. Chẳng hạn nếu bạn gửi email cho một giám đốc kinh doanh mà bạn chưa từng gặp, hãy sử dụng văn phong thật nghiêm túc tôn trọng. Nếu bạn gửi email cho một đồng nghiệp thì bạn có thể sử dụng văn phong ít trang trọng hơn, thân thiện hơn.
Nội dung
Tùy trường hợp cụ thể mà một email có thể bao gồm nhiều thông tin, yêu cầu. Tuy nhiên, bạn phải nêu bật nội dung trọng tâm của email. Nếu không thì người nhận sẽ khó nắm bắt được nội dung chính xác mà bạn muốn nói đến. Bạn nên sử dụng những câu ngắn gọn, đơn giản bằng cách loại bỏ các thông tin không liên quan.Hãy chỉ đề cập đến những vấn đề chính và làm cho nó ngắn gọn nhất có thể.
Xem thêm bài viết: 6 nguyên tắc vàng khi viết Email ứng tuyển
Kiểm tra lại email trước khi gửi
Đừng quá hấp tấp mà gửi ngay sau khi bạn soạn xong email, có thể bạn sai sót một vài lỗi nhỏ mà bạn chưa nhìn thấy. Vì vậy hãy kiểm tra lại một lần thật kỹ trước khi quyết định gửi mail nhé. Ngoài ra hãy kiểm tra kỹ những tệp đính kèm.
Trên đây là 4 bước giúp bạn viết mail chuyên nghiệp hơn. Chúc các bạn thành công trong sự nghiệp.
Cuối cùng nếu bạn đang mong muốn được làm việc tại Philippines hãy liên hệ ngay với chúng tôi nhé !
