Xử lý bất đồng khi phỏng vấn thường khó kể hơn một thành tích rõ ràng. Bạn nhớ cuộc trao đổi khá căng, nhưng nếu kể từ đầu đến cuối, người nghe chỉ thấy một cuộc tranh luận. Câu trả lời thuyết phục cần cho thấy điều hai bên đang cố giải quyết, phần bạn trực tiếp làm và quyết định cuối cùng đã thay đổi công việc ra sao.
Một lần khác ý về thời hạn, cách trình bày báo cáo hay thứ tự bàn giao đã đủ chất liệu. Bạn không cần tìm một chuyện lớn. Điều đáng nghe nằm ở khoảnh khắc bạn chuyển từ bảo vệ ý kiến của mình sang tìm một cách làm mà nhóm có thể thực hiện.
Ảnh mở đầu: hai người trao đổi qua bàn làm việc; ảnh minh họa. Tima Miroshnichenko / Pexels, Pexels License; đã cắt và thêm nhận diện.
Danh Mục
Chọn một bất đồng có quyết định cụ thể
Với câu hỏi yêu cầu kể lại một lần đã xảy ra, hãy bắt đầu bằng trải nghiệm bạn nhớ rõ. National Careers Service gợi ý dùng STAR để sắp xếp ví dụ phỏng vấn: tình huống, nhiệm vụ, hành động và kết quả. Bài này áp dụng mạch kể ấy vào một bất đồng cụ thể, từ lựa chọn ban đầu đến việc nhóm làm sau cuộc trao đổi.
Ví dụ, hai người thống nhất phải gửi tài liệu vào thứ Sáu nhưng khác ý về phạm vi. Một người muốn gửi toàn bộ bản hoàn chỉnh; người kia muốn gửi trước phần đã kiểm tra để khách có thời gian xem. Đây là một bất đồng đủ rõ: mục tiêu chung, hai lựa chọn và một giới hạn thời gian. Câu “tôi từng làm việc với người khó tính” lại chưa chỉ ra điều cần giải quyết.
Chọn chuyện có phần tham gia thực tế của bạn. Nếu bạn chỉ được thông báo sau khi quản lý đã quyết định, câu chuyện ấy khó cho thấy cách bạn xử lý. Một bài tập nhóm ở trường cũng dùng được nếu bạn nói đúng bối cảnh và vai trò, thay vì biến nó thành kinh nghiệm ở doanh nghiệp.
Kể bối cảnh ngắn, dành chỗ cho hành động
Hãy thử viết câu chuyện thành bốn đoạn ngắn: lúc ấy việc gì đang diễn ra, phần trách nhiệm của bạn là gì, bạn đã làm gì và kết quả ra sao. Đây là cách sắp xếp lời kể, không phải một bài đọc thuộc với bốn nhãn phải nói thành tiếng.
Phần bối cảnh chỉ cần đủ để người nghe hiểu lựa chọn khó ở đâu. “Nhóm có ba ngày để hoàn thiện bản hướng dẫn, còn hai phương án trình bày khác nhau” đã mở được câu chuyện. Tên từng cuộc họp, toàn bộ lịch sử dự án và lời nói của mọi người thường làm mất trọng tâm.
Đến phần hành động, dùng động từ nhìn thấy được: bạn hỏi lại yêu cầu, đưa hai bản thử, so phần cần sửa, gọi người phụ trách xác nhận hay ghi quyết định vào tài liệu. “Tôi giao tiếp tốt và tôn trọng đồng nghiệp” là nhận xét; một hành động cụ thể mới giúp người nghe tự đánh giá nhận xét ấy.
Làm rõ điều bạn đã nghe và điều bạn đã đổi
Một câu trả lời có chiều sâu không chỉ gồm những lý lẽ bạn đưa ra. Hãy kể cả thông tin từ người kia khiến bạn cân nhắc lại. Có thể đồng nghiệp biết người nhận chỉ đọc tài liệu trên điện thoại; có thể phần việc bạn định bỏ lại liên quan đến một lỗi đã từng gặp.
Bạn có thể nói: “Tôi hỏi phần nào khiến bạn ấy chưa muốn gửi. Khi biết ví dụ thứ ba chưa được kiểm tra, tôi đề nghị gửi hai ví dụ đã xác nhận và hẹn bổ sung phần còn lại.” Người nghe thấy được sự chuyển động của quyết định, thay vì chỉ nghe rằng cuối cùng mọi người đồng ý với bạn.
Nếu quyết định liên quan đến tiến độ, hãy giải thích cách bạn nhìn thời gian làm và thời gian chờ. Nếu sau cuộc trao đổi nhóm cần người chịu trách nhiệm, việc ghi rõ trong biên bản họp là một hành động có thể kể. Chỉ đưa chi tiết đó vào khi bạn thực sự đã làm.
Một đoạn trả lời mẫu để nhìn cách kể
Hãy hình dung tình huống minh họa sau: bạn và một bạn học đang hoàn thành bài thuyết trình. Bạn muốn trình bày nhiều kết quả, còn bạn ấy muốn dành thêm thời gian giải thích một ví dụ. Phần trả lời có thể đi theo mạch này:
“Trong một bài thuyết trình nhóm, tôi và một bạn khác ý về số nội dung nên đưa vào. Tôi phụ trách tổng hợp slide và muốn giữ ba kết quả, còn bạn ấy lo người nghe chưa hiểu ví dụ đầu. Tôi đề nghị mỗi người nói thử phần của mình theo thời lượng được giao. Khi nghe lại, chúng tôi nhận ra phần chuyển ý đang chiếm quá nhiều thời gian. Tôi bỏ một kết quả phụ, giữ hai kết quả chính và cùng bạn sửa ví dụ đầu cho ngắn hơn. Nhóm hoàn thành buổi tập trước ngày trình bày; lần sau tôi sẽ thống nhất thời lượng từng phần sớm hơn.”
Đoạn này cho thấy một thử nghiệm nhỏ, một thay đổi cụ thể và một kết quả vừa sức. Nó không cần thêm điểm số, phần trăm hiệu quả hay lời khen của giảng viên nếu tình huống không có những dữ kiện ấy. Khi chuẩn bị câu trả lời của mình, hãy thay toàn bộ chất liệu bằng trải nghiệm thật, kể cả những phần chưa trọn vẹn.
Kết quả có thể là một việc nhỏ được làm rõ
Không phải bất đồng nào cũng kết thúc bằng một thành công lớn. Nhóm có thể mới thống nhất người duyệt cuối, thử hai cách trên một phần việc hoặc chốt lại phạm vi để kịp bàn giao. Hãy nói đúng mức kết quả bạn quan sát được và phân biệt nó với điều bạn hy vọng xảy ra.
Nếu phương án của bạn không được chọn, câu chuyện vẫn có thể hữu ích. Bạn đã đưa thông tin gì, hiểu lý do quyết định ra sao và tiếp tục hỗ trợ việc chung như thế nào? Tránh kết thúc bằng “tôi vẫn nghĩ mình đúng” mà bỏ qua phần công việc sau đó.
Tập nói để nghe được phần còn thiếu
Đọc thầm thường làm câu trả lời có vẻ gọn hơn khi nói thật. Hãy thu một đoạn giọng nói hoặc video của riêng mình, rồi nghe xem người ngoài có hiểu điểm bất đồng trước khi đến kết quả hay không. Bạn không cần thiết bị cầu kỳ; mục đích là nghe nhịp kể và các từ mình đang dùng.
Nếu câu trả lời đầy “chúng tôi”, thử tìm một câu nói rõ phần của bạn. Nếu toàn “tôi”, bổ sung điều đồng nghiệp đóng góp. Nếu quá nhiều câu giải thích vì sao người kia sai, quay lại mục tiêu chung. Người nghe cần thấy bạn tham gia ra quyết định, đồng thời làm việc được với người có góc nhìn khác.
Bạn có thể nhờ một người bạn hỏi tiếp: “Vì sao bạn chọn cách ấy?” hoặc “Bạn sẽ làm khác điều gì?” Câu hỏi phụ sẽ chỉ ra chi tiết nào bạn thực sự nhớ. Khi muốn kể rõ hơn phần mình đã học, hãy tham khảo cách ghi lại kinh nghiệm bằng những ghi chú dễ tìm.
Mang một câu chuyện rõ vào cuộc phỏng vấn
Một câu trả lời về xử lý bất đồng khi phỏng vấn không cần biến bạn thành người luôn đúng. Hãy chọn một việc có lựa chọn cụ thể, kể hành động của mình và cho thấy thông tin nào giúp nhóm đi tiếp. Khi bối cảnh ngắn, hành động rõ và kết quả đúng mức, trải nghiệm bình thường cũng đủ để mở một cuộc trao đổi có ích về cách bạn làm việc.
