Trong thế giới đầy sự xao lãng như hiện nay, thật khó giữ tập trung để tăng năng suất làm việc và kiểm soát công việc tốt hơn. Nhưng đó không phải là nhiệm vụ bất khả thi. Dưới đây là 5 điều cần loại bỏ ngay để tăng năng suất làm việc của bạn:
1. Ngừng làm việc ngoài giờ và tìm cách tăng năng suất.
Bạn có bao giờ tự hỏi con số 5 ngày làm việc hay 40 giờ làm một tuần đến từ đâu không? Năm 1926, Henry Ford, người sáng lập Công ty Ford Motor – một trong những công ty sản xuất ô tô hàng đầu thế giới, đã thực hiện một thực nghiệm với chính nhân viên của mình: Ông giảm số giờ làm việc hàng ngày của nhân viên từ 10 xuống còn 8 và rút ngắn tuần làm việc từ 6 ngày xuống còn 5. Kết quả, ông đã thấy công nhân của mình tăng năng suất hơn.
Theo như một báo cáo từ The Business Roundtable vào năm 1980 với tiêu đề “Scheduled Overtime Effect on Construction Projects”: “Càng làm nhiều giờ thì độ hiệu quả và hiệu suất làm việc của bạn càng giảm, xét về cả ngắn hạn lẫn dài hạn”. “Khi lịch làm việc từ 60 hoặc nhiều giờ hơn kéo dài trên 2 tháng, hậu quả tích lũy của việc giảm hiệu suất làm việc sẽ là một ngày không làm được gì. Điều này, đáng lẽ có thể nhận ra trước nếu chỉ làm 40 giờ mỗi tuần.” Nguồn: Calculating Loss of Productivity Due to Overtime Using Published Charts — Fact or Fiction
Theo như một bài viết trên AlterNet, tác giả Sara Robinson trích dẫn một nguồn thông tin qua nghiên cứu từ quân đội Mỹ: “Mất ngủ mỗi tiếng vào mỗi đêm trong suốt một tuần sẽ dẫn đến giảm khả năng nhận thức tương đương với nồng độ cồn 0.10 trong máu. Xã hội hiện tại chấp nhận việc bạn đến công ty trong trạng thái mệt mỏi, nhưng lại có thể sa thải nếu nhân viên say xỉn đến làm việc”.
“Bất chấp việc bạn có khoẻ thế nào sau một ngày thức trắng đêm không ngủ, bạn sẽ gần như chắc chắn không cảm thấy lạc quan vui vẻ về thế giới xung quanh. Tâm trạng tiêu-cực-hơn-bình-thường sẽ dẫn đến kết quả là sự mệt mỏi. Quan trọng hơn tâm trạng, tư tưởng này thường dẫn đến việc giảm sút sự sẵn sàng để suy nghĩ và hành động, giảm việc suy nghĩ tích cực về bản thân, hay suy nghĩ cảm thông với người khác. Nói cách khác, giảm các chỉ số về thông minh cảm xúc”. Nguồn: The Secret World of Sleep: The Surprising Science of the Mind at Rest Để giữ được năng suất làm việc cao, điều quan trọng cho chúng ta đó là không làm quá giờ và ngủ đầy đủ mỗi ngày. Nếu lần tới khi làm việc mà không thấy mình hiệu quả, có thể bạn sẽ nhận ra đơn giản bởi vì mình bị mất ngủ đêm hôm trước.
2. Không nói “YES” quá nhiều
Theo nguyên tắc 20/80: 20% cố gắng tạo ra 80% kết quả; tuy nhiên 20% kết quả tiêu tốn 80% cố gắng. Thay vì làm việc cực nhọc, chúng ta nên tập trung vào cố gắng để tạo ra phần lớn kết quả, và bỏ qua phần còn lại. Như vậy thì chúng ta sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào những công việc quan trọng.
Để làm được điều này, chúng ta cần bỏ thói quen nhận lời “YES” với những đề nghị không đem lại kết quả hoặc đem lại rất ít kết quả. “The difference between successful people and very successful people is that very successful people say “no” to almost everything.” — Warren Buffett Khi nào nên nói “YES”, khi nào nên từ chối “NO” không phải một bài toán dễ. Thường bạn sẽ phải theo dõi công việc của mình một thời gian, đánh giá tính hiệu quả đồng thời lượng công sức bỏ ra cho mỗi đầu việc. Thì dần dần sẽ có thể phán đoán tốt hơn. Nhiều khi từ chối không phải là điều dễ dàng. Nhất là đối với người thân, và do bản thân cảm thấy tội lỗi nếu từ chối.
Thường thì không ai muốn làm “bad guy”. Theo một thực nghiệm vào năm 2012, đăng tải trên tạp chí Journal of Consumer Research, nhà nghiên cứu phân 120 sinh viên thành 2 nhóm.
Một nhóm được dạy cho cách nói “I can’t” (tôi không thể), nhóm còn lại nói “I don’t” (tôi không làm). Nhóm sinh viên được bảo nói “I can’t eat X” (Tôi không ăn được X) đã lựa chọn ăn kẹo sô-cô-la 61% trong số các lần. Trong khi đó, nhóm sinh viên được bảo “I don’t eat X” (Tôi không ăn X) đã lựa chọn ăn kẹo sô-cô-ka chỉ 36% trong số các lần. Việc dùng từ ngữ khác đi một chút vậy thôi cũng cải thiện đáng kể việc người ta chọn đồ ăn có lợi cho sức khỏe hơn. Lần tới khi cần tránh đồng ý đề nghị gì đó, hãy nói trực tiếp “Tôi không làm việc X…”. Điều này sẽ giúp củng cố thói quen nói không với những việc vô nghĩa.
Có một cách nữa để tránh những hoạt động không cần thiết là luật 20 giây: Với những hoạt động mà bạn thấy không nên tham gia, hoặc những thói quen xấu muốn loại bỏ, hãy thêm yếu tố khó khăn để thực hiện hoạt động đó, ví dụ là làm sao cho muốn thực hiện hoạt động đó phải mất thêm 20 giây. Một ví dụ đơn giản như việc dùng mạng xã hội SNS. Nếu bạn muốn ít dùng hơn thì hãy xóa ứng dụng khỏi điện thoại. Vậy là mỗi khi muốn dùng bạn phải mở máy tính, mất khoảng 20 giây, khiến cho việc dùng SNS khó khăn hơn. Do vậy, bạn sẽ ít tham gia các hoạt động này hơn. “Đối với những thói quen bản thân muốn phát huy thì phải giảm năng lượng cần thiết để khởi tạo hoạt động đó. Đồng thời, với những thói quen xấu không muốn tham gia thì làm tăng năng lượng khởi tạo này. Càng làm giảm được năng lượng khởi tạo cho những hoạt động hợp lý, chúng ta càng dễ dàng bắt đầu các hoạt động có lợi”. Nguồn: The Happiness Advantage: The Seven Principles of Positive Psychology That Fuel Success and Performance at Work.
Xem thêm công việc: Tuyển dụng nhân viên Sales Online làm việc tại nhà
3. Dừng việc làm tất cả mọi thứ và biết nhờ người khác giúp bạn
Nếu bạn biết cách tập hợp sức mạnh thông qua việc làm nhóm nghĩa là cùng nhau hướng về một mục tiêu chung, cùng phấn đấu để tìm kiếm sự thành công trong công việc. Kết quả của sự cộng tác này đôi khi hiệu quả hơn cả sự mong đợi. Và bạn hiểu được vì sao có những dịch vụ cần nội dung do người dùng tạo ra (user-generated contents). Người dùng hiểu về cái mà họ muốn và họ muốn nó như thế nào nhiều hơn bất kỳ người làm marketing nào. Bạn có biết rằng, theo như Octoly thì video do người dùng tải lên YouTube có lượng view nhiều hơn 10 lần so với video do các công ty brand đăng tải? Khi tìm kiếm thông tin về một nhãn hiệu nào đó, hơn một nửa (51%) người Mỹ tin tưởng vào nội dung do người dùng tạo ra nhiều hơn so với nội dung do chính nhãn hiệu đó đăng tải (16%) hay các trang báo về nhãn hiệu đó (14%). Rất quan trọng cho những người làm marketing mở cửa và tìm kiếm sự giúp đỡ từ tập thể người dùng cho bất kỳ nhãn hiệu nào. Nguồn: Earned Media Rankings on YouTube — Octoly Trở thành một nhà marketing nội dung giỏi không phải nghĩa là bạn tạo ra nội dung hay nhất, mà là biết cách tạo ra cộng đồng người dùng mạnh. Chính họ sẽ là những người tạo ra nội dung với chất lượng tốt chất cho bạn.
Hiểu được rằng chúng ta hoàn toàn có thể tìm kiếm sự giúp đỡ khi cần thiết là vô cùng quan trọng. Nhiều khi, chúng ta sẽ không thể hoàn thành được nếu làm một mình. Chúng ta cần phải có ai đó, một nhóm nào đó giúp chia sẻ công việc để mình có thể tập trung vào những phần quan trọng nhất. Thay vì cố mất thời gian và năng lượng để làm quá nhiều, hay để người khác san sẻ giúp đỡ. Nhiều khi, dù bạn bè có không làm gì giúp mình, nhưng việc họ ở bên cạnh cũng có thể làm tăng sự tích cực và động lực cho bản thân. “Nhiều khi, chỉ cần có bạn bè bên cạnh cũng tăng năng suất cho bạn. Theo ông David Nowell, một bác sĩ tâm lý học thần kinh tại Worcester, Massachusetts: “Có một khái niệm trong điều trị ADHD gọi là ‘body double’. Những người bị đãng trí làm được nhiều việc hơn khi có ai đó ở bên cạnh, dù không trực tiếp hướng dẫn hay làm gì giúp.” Nếu bạn gặp phải một công việc khó khăn hoặc cực kỳ tẻ nhạt, như là lau dọn hay tổng hợp hóa đơn thuế, hãy tìm một người bạn làm body double cho mình”. Nguồn: Friendfluence: The Surprising Ways Friends Make Us Who We Are
4. Dừng việc là người theo chủ nghĩa hoàn hảo
Theo như giáo sư Simon Sherry, nhà nghiên cứu về tâm lý học tại đại học Dalhousie, đã chia sẻ: “Chúng tôi tìm ra rằng chủ nghĩa hoàn hảo ảnh hưởng đến năng suất làm việc. Giáo sư càng theo chủ nghĩa hoàn hảo, năng suất trong nghiên cứu của người đó càng thấp”. Sau đây là một số vấn đề về người theo chủ nghĩa hoàn hảo: Họ dành nhiều thời gian cho một công việc hơn bình thường Họ trì hoãn và đợi cho tới thời điểm thích hợp nhất. Trong kinh doanh, nếu thời điểm thuận lợi nhất, cũng có nghĩa là bạn đã trễ. Họ không nhìn ra bức tranh toàn thể, và thường để tâm đến tiểu tiết. Các nhà marketing thường đợi chờ thời điểm hoàn hảo. Và thường thì, họ lỡ mất cơ hội. Thời điểm hoàn hảo nhất chính là NGAY BÂY GIỜ
5. Dừng việc làm đi làm lại việc có thể tự động được
Theo như một nghiên cứu bởi Tethys Solutions, một nhóm với 5 người dùng 3%, 20%, 25%, 30% và 70% thời gian của họ cho những công việc lặp đi lặp lại, lần lượt giảm thời gian họ dùng 3%, 10%, 15%, 15% và 10% sau 2 tháng làm việc để tăng hiệu suất. Nguồn: Using Automation Software To Increase Business Productivity & Competitiveness -Tethys Solutions Người ta thường quên rằng thời gian là tiền bạc. Mọi người thường làm công việc thủ công vì nó dễ và không đòi hỏi nghiên cứu. Việc quản lý 30 bức ảnh trên Instagram cho một chiến dịch rất đơn giản. Tuy nhiên nếu bạn phải quản lý 30,000 bức ảnh và video từ 5 thiết bị khác nhau thì bạn sẽ cần một phần mềm quản lý tài nguyên số này. Nếu bạn không tìm ra một giải pháp nào, hãy thuê một chuyên gia để giúp đỡ. Hãy nhớ rằng, bạn cần bỏ tiền ra để tạo ra nhiều tiền hơn. Và thời gian là tài sản quý giá nhất.
Xem thêm bài viết: Làm việc tại nhà: 5 cách giúp tăng năng suất làm việc
