Viết email là một việc gần như rất phổ biến với tất cả chúng ta. Nhất là trong thời đại hiện nay. Dưới đây là một vài tip giúp bạn nâng cao kĩ năng viết email của bản thân….
Danh Mục
1.Sử dụng một mail client
Cho dù webmail có phát triển nhiều tính năng tới đâu thì một mail client là yêu cầu tối thiểu đối với những ai có sử dụng mail trong công việc.
Sử dụng webmail là bạn vào các trang như gmail.com, mail.yahoo.com sau đó đọc thư, soạn thư ngay trên đó. Còn mail client là bạn sử dụng một phần mềm quản lý thư như là Outlook. Sử dụng một mail client có thể đọc thư nhiều lần, gắn và bỏ file attach nhanh chóng, lưu trữ email thành file trên máy tính, đọc soạn email khi không có kết nối internet,….
Ưu điểm lớn nhất của mail client là ta có thể đọc đi đọc lại file attach nhiều lần để đảm bảo chắc chắn rằng ta không gửi nhầm file, nội dung file đúng như những gì ta mong muốn.
2. Nên có bao nhiêu email
Nếu tôi là người chưa biết gì về bạn tôi sẽ nhét email của bạn vào google và tìm kiếm thông tin về bạn. Do vậy để định hướng được luồng tìm kiếm của tôi bạn sẽ phải có tối thiểu 2 email. Một email cho công việc và một email cho các vấn đề khác.
Email cho các vấn đề khác dùng để đăng ký tài khoản các mạng xã hội, diễn đàn, tin rao vặt,…. Email cho công việc thì chỉ dùng cho các nội dung nghiêm túc.
Làm sao đó để luồng tìm kiếm của họ sẽ mang lại những thông tin có ích cho bạn. Ví dụ nếu như tôi muốn người đọc thấy blog này của tôi, tôi sẽ dùng email [email protected] để gửi. Hoặc nếu tôi dùng một email khác thì tôi sẽ ghi địa chỉ blog nguyenvietdung.com của mình ở phía dưới chữ ký.
Việc mình xuất hiện trên mạng internet như thế nào rất quan trọng ngày nay. Đừng để nhà tuyển dụng khi tìm hiểu về bạn toàn thấy những comment, những thảo luận, những tin rao vặt lung tung.
3.Đừng nghĩ rằng chỉ mỗi người nhận sẽ đọc email của mình.
Lúc đang tức giận đừng có dại viết mail gửi cho người mà ta muốn trút cơn tức. Lời nói gió bay còn email sẽ vẫn còn đó. Hãy luôn luôn nghĩ rằng nếu như người khác đọc email này thì họ sẽ nghĩ sao vì người nhận họ có thể forward mail đó cho bất cứ ai. Do vậy nguyên tắc là:
- Không trút cơn giận thông qua email
- Không nói xấu ai qua email
- Nội dung gửi không gây thiệt hại cho ta cho dù bất cứ ai đọc nó.
Trong các kĩ năng viết email thì đây là điều tối kị và nên tránh.
4.Bố cục một email
Một email giống như một bài văn; có mở bài, thân bài, kết luận.
Mở bài:
Nêu lý do tại sao có email này. Ví dụ :
- Thông qua anh A em được biết về anh và anh đang quan tâm về …..Vì vậy em viết mail này gửi anh.
- Hôm 5/4 anh có giao cho em báo cáo về việc …..Sau khi tổng hợp em xin báo cáo anh…. ( thông thường ta sẽ reply lại chính cái mail mà người đó gửi)
- Trong email lần trước (ngày ../…/…) em có nêu vấn đề ……Theo như yêu cầu của anh cần phải làm rõ/làm lại/ bổ sung. Sau khi nghiên cứu kỹ em gửi anh nội dung như sau:…
Mở bài sẽ cho người đọc biết bạn là ai và bạn sẽ nói về chủ đề gì.
Thân bài:
Email của ta là để trình bày, thuyết phục về một vấn đề nào đó. Việc trình bày sẽ phải xuất phát từ nhu cầu của người đọc. Họ muốn ta trình bày vấn đề gì, trình độ của họ đang ở đâu, họ đã có thông tin gì rồi, ….
Chúng ta tránh sai lầm là chỉ chăm chăm vào cái chúng ta muốn nói mặc kệ người nghe là ai giống như việc bán hàng mà chỉ quan tâm tới sản phẩm.
Hãy nghĩ như người đọc. Tưởng tượng rằng khi đọc email đó người đọc sẽ suy nghĩ như thế nào, phản ứng ra sao. Giống như việc đánh cờ, khi đi nước A bạn biết họ sẽ đi nước B và bạn sẽ đi nước C… Rào chắn để làm sao họ đi theo đúng con đường mà ta đã định sẵn.
Kết luận
Bước này nhắc lại cái điều ta muốn truyền đạt sau đó trình bày các tài liệu đính kèm. Phải làm sao để người đọc có thể ra ngay quyết định mà không phải tìm kiếm hay hỏi lại.
Ví dụ nếu mail của bạn có liên kết về nội dung với một email nào đó mà bạn đã gửi trước đó thì ghi ngày bạn gửi mail đó để người đọc có thể tìm mail đó dễ dàng. Nếu đó là một tài liệu trên mạng thì hãy để đường link download; nếu file đó nhỏ hơn 1MB thì hãy download xuống và để trong attach file.
Tuy nhiên, trong tình huống bán hàng có thể giữ mối quan hệ khách hàng, kiếm cớ để tiếp tục giao tiếp thông qua việc cung cấp thiếu. Ví dụ, sản phẩm cần phải có giá bán, vậy bước đầu chỉ gửi về sản phẩm (mà không có giá). Tránh gửi quá đầy đủ thông tin khiến cho họ không còn muốn liên hệ với bạn để làm rõ cái gì nữa. Lúc đó ta chủ động gọi cũng không kiếm được cái cớ nào cho nó hợp lý.
Chủ đề của email cần phải làm sao để người đọc muốn đọc và cho người đọc một hình dung sơ lược về nội dung mail. .
5.Hình thức một email
Một email chỉ nên dài khoảng 3/4 trang A4. Nếu như phải trình bày dài hơn thì nội dung mail nên tóm tắt còn nội dung đầy đủ thì gửi trong một attach file. Tránh việc gửi cụt lủn một email mà chỉ ghi “đề nghị xem chi tiết tại file attach”; hãy luôn luôn có tóm tắt ở phần nội dung mail.
Tình huống ngược lại, mail viết chỉ vài dòng nhưng thay vì viết huỵch toẹt luôn ở phần nội dung thì lại cho vào word rồi attach theo mail. Việc này làm người đọc mất công mở file mà có khi họ không có phần mềm để mở.
Một email bao gồm nhiều đoạn. Mỗi đoạn chỉ tối đa 4 câu và 4 dòng. Các đoạn phải cách nhau một dòng.
Trên đây là những lưu ý giúp nâng cao kĩ năng viết email của bạn. Chúc các bạn thành công !
————-
Xem thêm bài viết: Những lưu ý khi viết tiêu đề mail xin việc
Xem thông công việc Sales online làm việc tại nhà
