“Nếu ai đó hỏi tôi, làm thế nào để từ mức lương 6 triệu lên tới 37 triệu đây? Tôi sẽ không ngần ngại mà đáp lại với họ rằng ‘lập kế hoạch làm việc’. Chỉ khi bạn làm việc một cách có kế hoạch, có mục tiêu thì lương cao, chức cao mới thuộc về bạn”.
Hôm nay tôi muốn chia sẻ tới các bạn một vài bí quyết và tuyệt chiêu trong công việc, bí quyết làm việc này đã theo chân tôi suốt hơn chục năm, vừa đơn giản vừa thực dụng, nó giúp tôi đi từ nhân viên quèn cho tới quản lý cấp trung và nay là quản lý cấp cao.
Đến tận bây giờ tôi vẫn tiếp tục sử dụng phương pháp làm việc này, nó không không phải là phương pháp công nghệ kỹ thuật cao gì cả, chỉ cần bắt tay vào làm là được, cũng không cần phải có ý chí hay hạ quyết tâm càng không cần phải cắn răng cắn lợi chịu đựng.
Tuy đơn giản mà hiệu quả, đơn giản nhưng có võ, nó trợ giúp tôi từ những ngày mới bắt đầu làm việc mơ hồ chưa biết gì cho tới khi thành thạo và thuận buồm xuôi gió.
Từ lúc chân ướt chân ráo đảm nhận chức trưởng bộ phận cho tới khi trở thành người quản lý trăm công nghìn việc nó đều giúp tôi giữ được cái đầu tỉnh táo, logic nghiêm ngặt, chính xác, nhanh gọn và điêu luyện.
Ngay từ buổi đầu là nhân viên mới và thời kỳ nhân viên quèn tôi không bao giờ trì hoãn công việc mà cấp trên giao phó, cũng chưa bao giờ có sai xót về mặt số liệu, thậm chí còn nằm ngoài cả sự kỳ vọng của lãnh đạo, tôi luôn chủ động đưa ra ý kiến và kiến nghị riêng của mình.
Rốt cuộc nó là phương pháp gì?
Đó chính là kế hoạch làm việc.
Tôi biết khi nghe thấy đáp án này nhiều người sẽ thất vọng, thế nhưng càng những việc nhỏ nhặt cảm giác như không đáng để tâm lại càng có hiệu quả. Hãy lắng nghe tôi giải thích thêm. Các bạn tuyệt đối đừng xem thường kế hoạch làm việc.
Về tầm quan trọng của “kế hoạch làm việc” đã từng có một nghiên cứu như thế này. Nhóm nghiên cứu tìm đến 28 nhân viên công sở bình thường để tiến hành điều tra. Trong đó chỉ có 4 người có thể lập kế hoạch làm việc và đưa ra file kế hoạch cụ thể, chiếm 15%, tỷ lệ này gần như tương đương với tỷ lệ nhân viên xuất sắc trong một tập thể doanh nghiệp hay công ty nào đó.
Từ đó có thể thấy được rằng, tôi là một trong những người xuất sắc? Dĩ nhiên rồi nhưng đây không phải là nội dung chính.
Kế hoạch làm việc tuy rất bình thường nhưng không phải ai cũng làm được, người có thể lập được kế hoạch rất ít. Để kế hoạch làm việc thành hình trên giấy đã khó, việc duy trì lại càng khó hơn. “Biết thì dễ làm mới khó”, đây là điều mà rất nhiều nhân viên công sở làm đến già mà vẫn không thể hiểu được.
Tôi đã đặt tên cho phương pháp làm việc này là “Phương pháp list nội dung công việc (Phương pháp liệt kê danh sách công việc)
1, Phương pháp List nội dung công việc này cần phải có công tác chuẩn bị
(1), Một cuốn sổ tay
Mặc dù công cụ điện tử ngày càng nhiều nhưng phương pháp List công việc lại yêu cầu bắt buộc phải có sổ tay ghi chép.
(2), Hai chiếc bút bi
Một chiếc bút mực đen và một chiếc bút mực đỏ.
(3), Đến văn phòng làm việc trước 10 phút
Danh Mục
2, Cách làm cụ thể của phương pháp List nội dung công việc
Đến sớm 10 phút, mở sổ tay, lật trang giấy mới viết ngày tháng rồi bắt đầu liệt kê nội dung công việc cần làm, ghi lại tất cả mọi công việc mà bạn có thể nghĩ tới (thậm chí là công việc cần phải làm trong vòng 1 tháng) đều liệt kê ghi lại vào trong sổ.
Danh sách nội dung công việc cần phải có thứ nhất là số thứ tự, thứ hai là nội dung và thứ ba là ngày hoàn thành.
Đơn giản chỉ có vậy.
Sau đó bạn sẽ hoàn thành từng nội dung công việc một, đánh dấu (√) vào phía sau những nội dung công việc đã hoàn thành.
Nếu nội dung công việc có sự thay đổi, chuyển giao cho người khác sẽ sử dụng bút đỏ để đánh dấu lại.
Hết rồi, chỉ đơn giản như vậy thôi,
3, Những điều cần chú ý trong phương pháp list nội dung công việc
(1), Không nên lập kế hoạch chỉ vì đó là kế hoạch mà thôi
Nếu lập kế hoạch chỉ để chơi mà không thực hiện thì chẳng khác gì việc tự thêm công việc cho mình. Bản thân đã đầy rẫy những công việc vụn vặt thừa thãi nay lại thêm gánh nặng. Đây là lý do vì sao mà rất nhiều người biết được tầm quan trọng của kế hoạch nhưng không muốn làm hoặc đã nghĩ đến nhưng không muốn liệt kê lại.
Phương pháp list kế hoạch công việc của tôi không giống như những người khác, bởi tôi tự sáng tác, đó là yêu cầu trong công việc của tôi chứ không phải cố tình làm hay phải cắn răng duy trì, như vậy mới có tác dụng. Một công cụ hay thói quen mà bạn phải cắn răng chịu đựng để duy trì thì sẽ không phải là một thói quen hay công cụ tốt.
Cũng giống như vậy, một cuốn sách mà bạn phải cắn răng để đọc hay một tiết học mà bạn phải gắng gượng để nghe sẽ không phải là cuốn sách hay hoặc một tiết học hay.
(2), Về vấn đề trình tự
Thứ tự liệt kê danh sách: Không có thứ tự, đúng vậy tôi không viết sai đâu, đúng là không có thứ tự hay trật tự gì cả.
Bạn chỉ cần viết lại tất cả những nội dung công việc mà bạn cần phải hoàn thành trong ngày hôm nay là được, không cần phải theo bất cứ trình tự nào (Viết theo suy nghĩ, nghĩ gì viết nấy). Sau khi viết xong, hãy xem lại list nội dung công việc của ngày hôm trước, xem có nội dung công việc nào của ngày hôm trước bạn chưa hoàn thành mà chưa viết vào list công việc của ngày hôm nay hay không? Nếu có viết thêm vào là được.
Lưu ý: Viết tất cả mọi nội dung công việc, càng chi tiết càng tốt.
Thứ tự thực hiện: Tùy ý, tôi không viết sai đâu, thứ tự thực hiện tùy theo ý của bạn, nhưng tuỳ ý ở đây không có nghĩa là không làm.
Khi thực hiện các nội dung công việc trong list bạn có thể tiến hành theo thứ tự mà mình đã liệt kê ra hoặc cũng có thể tiến hành theo sở thích, hoặc cũng có thể tiến hành từ các nội dung công việc đơn giản tới các nội dung công việc phức tạp. Đừng nên bắt đầu từ cái khó nhất, giống như khi làm bài thi vậy, nếu bỏ quá nhiều thì giờ vào một bài toán khó thì sẽ bỏ lỡ thì giờ để làm các bài toán khác.
Bởi chỉ cần bạn không làm một nội dung công viêc đơn giản thôi là cấp trên sẽ nghi ngờ khả năng làm việc của bạn.
Dĩ nhiên, điều quan trọng nhất là, việc nào gấp thì phải làm trước.
(3), Phân loại kế hoạch
a, Đừng nên cố gắng phân chia kế hoạch theo ngày, theo tuần, theo tháng, theo quý hay theo năm gì cả, bởi nguyên việc phân chia công việc thôi cũng đã khiến bạn mệt mỏi muốn chết rồi. Chỉ cần viết lại tất cả những gì mà bạn nghĩ tới, thậm chí là những công việc mà bạn phải hoàn thành trong cả nửa năm cũng liệt kê ra. Cùng lắm là hôm nay làm không hết thì ngày mai viết lại một lần nữa để nhắc nhở bản thân.
b, Không cần phải phân loại cuộc sống hay công việc, chỉ cần nó chiếm dụng thời gian hàng ngày của bạn thì đều phải viết ra.
c, Không cần phải phân chia đâu là công việc cấp trên giao phó, đâu là công việc thường ngày. Nếu là công việc cấp trên giao phó chỉ cần dùng bút đỏ đánh dấu “*” thể hiện nó quan trọng hơn là được.
d, Không cần phân chia đâu là việc gấp đâu là việc quan trọng, bởi chỉ cần bạn hoàn thành một nội dung công việc nào đó thì bạn đều phải nhìn lại list công việc, việc gấp hay việc quan trọng đều ở đó cả, bạn dĩ nhiên sẽ nhìn thấy và “chăm sóc” nó trước rồi.
4, Thao tác cụ thể trong phương pháp List công việc
(1), Đánh dấu (√) vào những nội dung công việc mà bạn đã hoàn thành
Mỗi khi hoàn thành một nội dung công việc nào đó, dù chỉ là gọi một cuộc điện thoại bạn cũng đều phải đánh dấu (√) vào sau nó một cách nghiêm túc.
Nếu chưa hoàn thành, dù chỉ thiếu nửa bước thì cũng không được đánh dấu (√).
(2), Không ngừng thêm vào những nội dung công việc mới
Chỉ cần có thêm nội dung công việc mới thì phải liệt kê ngay vào cuối list nội dung công việc, tuyệt đối không được quên điều này để tránh việc thiếu xót.
(3), Quản lý list bằng màu sắc
Những nội dung chuyển giao công việc, chỉ thị quan trọng của cấp trên, nhắc nhở bản thân phải chú ý hay khi học được tuyệt thế công phu nào đó hãy nhớ sử dụng bút đỏ đánh dấu lại để khiến chúng nổi bật hơn.
(4), Sắp xếp và chỉnh sửa list mọi lúc mọi nơi
Mỗi khi đánh dấu (√) vào những nội dung công việc đã hoàn thành, hãy xem thêm các nội dung công việc khác.
Lúc nghỉ ngơi uống nước, rảnh rỗi xem lại những nội dung công việc còn lại trong list. Đi vệ sinh xong xem lại những nội dung công việc nào sắp tới deadline, nếu không nhanh chóng hoàn thành sẽ gặp rắc rối lớn…Bạn luôn phải nhắc nhở, đôn đốc bản thân mình mọi lúc mọi nơi.
(5), Hoàn thành sớm trước thời hạn
Nếu đã hoàn thành mọi nội dung công việc trong ngày, cần phải kiểm tra lại những nội dung công việc đã hoàn thành đó có sai xót gì không, nhất là các loại báo cáo số liệu, ngày tháng…Tôi cảm thấy phiền phức nhất là người mới bị sai số rồi nói: thưa sếp, tôi sai rồi. Lần sau, vẫn sai…
Nếu như có thể làm trước những công việc của ngày hôm sau, thì sang ngày hôm sau bạn sẽ ung dung nhàn hạ hơn rất nhiều đấy.
Hoặc cũng có thể mang những việc đã hoàn thành ra xem lại, thử lại xem có thể hoàn thành sớm hơn so với dự kiến của sếp hay không? Sử dụng những phương án tốt hơn chẳng hạn…
Hoặc, tận dụng khoảng thời gian đó để đưa ra những kiến nghị hợp lý hơn.
(6), Là căn cứ để tăng ca
Nếu như đã đến giờ tan mà mà vẫn chưa hoàn thành hết nội dung công việc trong ngày, bạn sẽ phải tăng ca. Nếu không hôm sau sếp đòi kết quả chả nhẽ lại hồn nhiên đáp lại “tôi chưa làm xong” sao?
Với những người có tính cách hoàn hảo như tôi đây thì thà thức đêm thức hôm cũng không bao giờ nói ra những câu đại loại như vậy.
Tôi thích nhất là những người cấp dưới, tôi giao việc cho họ và họ nhanh chóng trả lời tôi rằng: “Sếp ơi, tôi làm xong và đã gửi vào mail của sếp rồi ạ”.
Sau đó, tôi kiểm tra email, xem qua và không thấy có gì sai sót, cơ bản phù hợp với dự kiến, yêu cầu chỉ đơn giản thế thôi mà sao lại ít người đáp ứng được vậy.
(7), Tổng kết thu hoạch
Cuối cùng mọi việc trong list đều đã hoàn thành, tâm trạng hồ hởi, chỉ cần thấy đầy những dấu (√) trong cuốn sổ tay thì đó đều là thành tích của bạn.
Hơn nữa mọi công việc đã hoàn tất bạn sẽ không còn gì phải lo lắng, “quân đến thì tướng chặn, nước đến thì đất ngăn”, dù ngày mai có có nhiệm vụ gì đi chăng nữa, tất cả bạn đều có thể ứng phó được.
5, Lợi ích của List nội dung công việc
Năng lực làm việc, hiệu quả làm việc, tư duy làm việc, lề lối làm việc, khả năng tư duy logic đều sẽ dần dần trưởng thành dưới sự quản lý của list nội dung công việc nhỏ bé này.
Quan trọng là bạn biết được rằng thành tích công việc sẽ khích lệ bạn, dù không được cấp trên biểu dương, đồng nghiệp khẳng định nhưng bạn luôn cảm nhận thấy hơi thở trưởng thành của mình, bạn còn để tâm tới người khác nghĩ gì sao?
Phương pháp list nội dung công việc không những đảm bảo số lượng mà còn đảm bảo chất lượng công việc nâng cao hiệu quả làm việc.
Hoàn thành một nội dung công việc rồi sẽ lập tức bắt tay vào nội dung công việc tiếp theo, không sợ bị bỏ sót. Từ làm việc một cách thụ động trở thành làm việc một cách chủ động. Từ việc thực hiện công việc một cách cứng nhắc sẽ trở nên có ý tưởng và sáng tạo hơn.
Tôi luôn áp dụng phương pháp này từ chân nhân viên quèn tới quản lý cấp cao. Bạn còn chần chừ gì nữa mà không mau thử đi chứ?
Đọc bài viết: Năng lực giúp bạn thăng cấp tư duy giúp bạn thành công
