Chúng ta thỉnh thoảng vẫn nghe ai đó thốt lên rằng: “Ôi sao desktop của anh đầy nghẹt dữ liệu thế này!” khi vô tình lướt qua màn hình máy tính của đồng nghiệp. Câu trả lời thường thấy là “do thói quen”, “để tất cả bên ngoài làm nhanh hơn” hay “đây chính là cách quản lý file của riêng tôi”… Bạn có thể cảm thấy thú vị, có thể đồng ý hoặc ngấm ngầm phản đối lời giải thích này, nhưng bạn có từng nghiêm túc suy nghĩ xem rốt cuộc tình trạng này là lợi hay hại không?
Hãy biết rằng một màn hình chi chít các biểu tượng (icon) lâu ngày sẽ vô tình khiến người làm việc có cảm giác căng thẳng, cả tay và mắt đều bị tác động khiến mệt mỏi hơn. Trong khi đó, một thư mục chứa đủ thứ dữ liệu lộn xộn ngẫu nhiên, không được sắp xếp theo quy tắc sẽ làm khó chúng ta rất nhiều khi muốn tìm nhanh một tập tin đơn giản. Thêm nữa, với bản tính cẩn thận, nhiều người còn giữ lại mọi thứ trong máy tính với mục đích lưu trữ, dự phòng khi cần đến. Nhưng hành động này thực sự không cần thiết và vô cùng lãng phí tài nguyên, đôi khi còn gây tác dụng ngược.
Đã đến lúc cần nghiêm túc “thải độc” cho máy tính! Hãy tìm hiểu bí quyết giúp bạn sở hữu hành trang nhẹ nhàng hơn, làm việc nhanh hơn, gặt hái nhiều kết quả hơn bằng cách loại bỏ 5 thứ không cần thiết dưới đây ra khỏi máy tính nhé:
Danh Mục
Ảnh chụp màn hình (Screenshot)
Đối tượng đầu tiên cần xem xét là các ảnh chụp màn hình. Hãy kéo tất cả những hình ảnh dường như không dùng đến đang nằm tràn lan khắp desktop này vào thùng rác! Hoàn toàn dễ chịu hơn nhiều lần cảm giác mỗi ngày mở máy tính lên làm việc thì tất cả các icon nho nhỏ này đồng loạt “nhìn bạn chằm chằm” từ màn hình chính.
Nếu có việc cần dùng đến những hình ảnh này thì hẳn bạn đã dùng ngay khi chụp chúng rồi, để tải lên hệ thống, gửi cùng đoạn chat hoặc đính kèm email. Vì thế cứ mạnh dạn giải phóng “mặt bằng”. Tuy nhiên nếu tin rằng mình có nhu cầu dùng lại, bạn có thể tạo thư mục (folder) mới đặt tên là “Screenshots” chẳng hạn để lưu trữ và quản lý tất cả chúng cùng một nơi. Không gian desktop quý báu nên để dành cho những lựa chọn quan trọng hơn nhằm làm việc hiệu quả hơn!
Những dữ liệu không cần dùng đến nữa
Bây giờ đã là năm 2020, và hiện trong máy tính của bạn còn lưu rất nhiều tài liệu được tạo ra từ năm 2015? Các thư mục chứa ảnh chụp khảo sát, những báo cáo sử dụng văn phòng phẩm hàng tháng, các thông tin khảo sát thị trường rời rạc chưa bao giờ xem đến…
Có thể bỏ hết!
Còn nếu sợ mình quyết định vội vàng? Tạo một thư mục mới tên là “CÓ THỂ XOÁ” rồi dời tất cả những tài liệu nào bạn cảm giác đã hết tác dụng vào đó. Tin là bạn sẽ chẳng bao giờ mở nó ra lại một lần nữa, nhưng nếu hành động này khiến bạn thấy “an toàn” thì cứ để đó đi. Tiếp theo hãy chuyển toàn bộ sự tập trung của mình vào những nhiệm vụ trước mắt!
Các nội dung đã tải xuống (Downloads)
Sự thật đáng ngại là các tập tin (file) tải xuống sẽ ngốn rất nhiều dung lượng máy tính của bạn. Nhưng có một tin tốt là bạn hầu như sẽ ít khi phải dùng lại những thứ mình từng tải xuống từ email, website, ứng dụng chat… một lần nữa. Bên cạnh đó, bạn cũng cần hết sức lưu ý khi sử dụng máy của công ty để tải về những thông tin quá cá nhân hay những tập tin riêng tư để tránh việc lẫn lộn công tư và khó kiểm soát về sau.
Vậy nên hãy mở thư mục “Downloads” lên, rà soát và sắp xếp chúng lại một lần nữa rồi dứt khoát xoá hết những thứ bạn biết chắc không dùng nữa cùng những thứ bạn chưa hề xem đến.
Phần mềm không dùng đến
Hãy duyệt qua tất cả ứng dụng và phần mềm trên desktop lẫn trong start menu/launchpad máy tính của bạn. Trong đó có những ứng dụng bạn hiếm khi sử dụng; phần mềm mà bạn không biết dùng làm gì; hoặc các ứng dụng mà bạn đã cài đặt nhằm phục vụ một dự án cụ thể trước đây, giờ không cần nữa?
Hãy loại bỏ chúng!
Mẹo nhỏ: Nên dọn dẹp khỏi thanh tác vụ (taskbar/dock) những ứng dụng không dùng thường xuyên. Chúng sẽ dễ dàng xuất hiện ở đó khi bạn lại cần đến, còn bây giờ chúng ta không cần quá nhiều biểu tượng gây xao nhãng và làm chậm tốc độ thao tác của mình.
Các ghi chú (Notes) cũ
Dù là bạn ghi chú bằng ứng dụng trên máy tính hay ghi ra giấy dán lên màn hình thì cũng nên định kỳ dọn dẹp chúng sau một thời gian. Hãy xoá danh sách nhắc việc cần làm cũ, ghi chú lịch họp hoặc hẹn khách hàng hôm qua, chỉ tiêu doanh số tháng trước, những lời nhắn đã thực hiện xong… Giữ lại ghi chú cũ chỉ khiến bạn cảm thấy vướng bận và nặng nề tâm trí, trong khi đó là những điều đã qua hoặc đã giải quyết.
Dọn dẹp máy tính là nhiệm vụ rất dễ thực hiện, nhưng lại mang đến tác dụng lớn cho hiệu suất công việc. Cũng như cơ thể cần được thải độc để khoẻ mạnh và hoạt động tốt hơn, tâm trí cần được thư giãn và nghỉ ngơi để duy trì sự minh mẫn, thì máy tính cần được loại bỏ những thứ dư thừa để xử lý nhanh và hiệu quả hơn. Thử một lần làm một đợt “detox” nhanh cho máy tính và bạn sẽ hoàn toàn hài lòng với kết quả đạt được! Năm phút dọn dẹp “ngăn tủ số” mỗi ngày sẽ là tiền đề tạo nên động lực giúp bạn tiến đến làm đẹp cả bàn làm việc, tủ hồ sơ và điện thoại cầm tay của mình nữa đấy!
Xem thêm bài viết: Những công cụ miễn phí hữu ích khi sử dụng
