Bạn muốn có nhiều thời gian hơn để làm nhiều việc hơn? Hay chỉ đơn giản là muốn có thật nhiều thời gian rãnh mỗi ngày. Và bài biết này vieclamphilippine.com sẽ cung cấp cho bạn 5 phương pháp giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả. Bạn có thể áp dụng riêng lẻ hoặc kết hợp chúng lại với nhau.
Danh Mục
Phương pháp: quả cà chua Pomodoro
Phương pháp này đỏi hỏi làm việc tập trung cao 25 phút mỗi lần (tùy từng người có thể thay đổi nhưng 25 phút là chuẩn mực). Mỗi phiên làm việc 25 phút được gọi là 1 Pomodoro (pomodoro trong tiếng Italia nghĩa là quả cà chua).
Sau mỗi Pomodoro, hãy nghỉ 5 phút rồi hãy tiếp tục. Chúng ta trước khi làm một nhiệm vụ nào đó, hãy dự tính xem để hoàn thành công việc này chúng ta sẽ phải cần tới bao nhiêu cái 25 phút, tức là bao nhiêu pomodoro.
Vì dụ: Nếu bạn phải hoàn thành thiết kế ảnh, bạn cần 2 pomodoro chẳng hạn. Vậy thì khi bắt đầu, trong vòng 25 phút đồng hồ, bạn sẽ tập trung toàn bộ tinh thần vào công việc. Sau khi hết 25 phút, bạn sẽ nghỉ 5 phút rồi mới tiếp tục làm việc tiếp..
Nếu quá trình bị ngắt quãng hoặc chúng ta chủ động kết thúc, vậy thì quả cà chua này coi như hỏng.
Ưu điểm của phương pháp này là giúp chúng ta có thể tập trung cao độ cho một nhiệm vụ nào đó thông qua các quãng nghỉ ngắn. Đồng thời giúp ta có thể dự trù được thời gian hoàn thành nhiệm vụ chính xác hơn
Quản lý thời gian dựa vào tính chất “quan trọng” và “cấp bách” của công việc.
Lý luận này dựa trên cơ sở “quan trọng” và “cấp bách” để chia công việc của chúng ta ra làm 4 loại là công việc:
Vừa quan trọng vừa cấp bách.
Quan trọng nhưng không cấp bách.
Cấp bách nhưng không quan trọng.
Không quan trọng cũng không cấp bách.
Dựa vào mức độ quan trọng và cấp bách của sự việc, bạn có thể ưu tiên phân bố thời gian và sức lực của mình.
Việc vừa quan trọng vừa cấp bách: ngay lập tức làm.
Cấp bách nhưng không quan trọng: cần làm luôn, nhưng bạn nên cố gắng ủy thác hoặc loại bỏ việc này.
Không cấp bách nhưng quan trọng: việc cần quan tâm, có thể chia nhỏ công việc ra, mỗi ngày hoàn thành một chút.
Không cấp bách cũng không quan trọng: việc không cần quan tâm hoặc không cần làm.
Nên nhớ rằng thời gian và sức lực của bạn là có hạn, hãy dùng sao cho thông minh và xứng đáng.
Định luật Parkinson
Luật Parkinson ý muốn nói sự khác biệt về hao mòn thời gian của một người khi làm một việc là rất lớn. Bạn có thể dùng 10 phút đọc một bài báo, cũng có thể đọc cả nửa ngày.
Cũng giống như khi ta viết luận văn tốt nghiệp vậy, có người dùng 3 tháng để viết. Nhưng nếu bạn chỉ cho họ 2 tuần, họ vẫn có thể viết ra được, hơn nữa chất lượng cũng không khác biệt là bao.
Nếu có nhiều thời gian, bạn sẽ có xu hướng giảm tiết tấu công việc lại để vừa vặn với khoảng thời gian đó. Vì vậy, nếu làm một việc gì đó mất 5 tiếng đồng hồ, bạn hãy thử đặt ra giới hạn hoàn thành nó trong 3 tiếng.
Khi bạn đặt ra cho mình một khoảng thời gian gấp rút hơn thời gian thực tế cần để giải quyết công việc, bạn sẽ có cảm giác bị thúc đẩy, có ý thức nâng cao hiệu quả công việc hơn, tối ưu hóa quá trình, rút ngắn được thời gian làm việc hơn.
Định luật 20/80
Trong bất cứ một thứ gì, điều quan trọng nhất chỉ chiếm một phần rất nhỏ, khoảng 20%, 80% còn lại, dù chiếm đa số nhưng vẫn chỉ là thứ yếu. Tức là ít quan trọng hơn.
Sử dụng định luật 20/80 trong quản lý thời gian: 80% kết quả đến từ 20% nguyên nhân; 20% nỗ lực tạo ra 80% kết quả.
Hằng ngày bạn thường làm những việc gì? Trong số tất cả công việc bạn làm hằng ngày đó thì đâu là công việc quan trọng nhất? Đâu là công việc quyết định hiệu suất làm việc cao nhất của ngày đó.
Thức tế là chúng ta thường làm nhiều việc thừa hơn mức cần thiết.Thời gian và sức lực mỗi người có hạn, hãy dành thời gian đi làm những chuyện quan trọng trước, trở thành 20%, làm tốt 20% đó.
Sử dụng tốt thời gian rảnh
Chúng ta một ngày ngoài công việc và đi ngủ ra, vẫn còn 8 tiếng có thể sử dụng. Nhưng 8 tiếng này lại được phân bố rải rác, vụn vặt, chẳng hạn như giờ giải lao, khoảng thời gian đi lại… chúng ta đều có thể dùng chúng.
Chẳng hạn như khi ngồi xe buýt hay lái xe, chúng ta có thể nghe vài bài diễn giảng của TED, học thuộc từ mới tiếng Anh…Đừng xem thường những khoảng thời gian vụn vặt, chỉ cần bạn sẵn sàng học hỏi, sẵn sàng bỏ ra, bạn sẽ có được sự tiến bộ.
Ngoài ra, bạn cũng nên dành 5 – 10 phút cuối ngày đánh giá lại. Khoảng thời gian này rất quan trọng. Bạn sẽ biết mức độ hoàn thành công việc và những điều cần cải tiến.
Vì thế, hãy tận dụng những khoảng thời gian còn lại của cuộc đời bạn để làm những việc mà bạn muốn.
